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Depuis 1990, l’échange de données informatisées («EDI», qui est une norme d’échange de flux informatiques), est autorisé par l’administration fiscale dans le cas des factures. Il permet de se passer de la facture papier sous certaines conditions.

Afin de faciliter encore plus le passage au numérique, un ensemble de travaux menés au niveau européen a abouti, en 2001, à la définition de la facture électronique signée.

Ce système, basé sur des protocoles de communication simples (email, pdf), utilise la signature électronique afin de garantir les éléments essentiels de l’échange des factures (l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu).

Aujourd’hui, il existe donc deux méthodes d’échanges de factures par voie électronique reconnues par l’administration fiscale (l’original est la facture électronique et non plus la facture papier).

Les factures «structurées» émises en respectant différentes normes d'échange de données informatisées, admises par l'administration fiscale (normes EDIFACT, XML,…).  Les éléments de la facture sont structurés dans un flux informatique qui permet leur intégration automatique dans les logiciels de comptabilité des entreprises.

Les factures «non structurées» envoyées sous un format électronique non modifiable, en particulier PDF. Elles ne peuvent pas être totalement interprétées par les logiciels de comptabilité. Cependant, ce type de facture électronique est moins coûteux et donc plus accessible pour les entreprises de taille intermédiaire.

En plus de la signature avec un certificat électronique, l’autre contrainte réglementaire à respecter est la conservation des factures  dans des conditions permettant de garantir l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu (ex : coffre-fort électronique)

Malgré ces avancés, l’union européenne estime que les factures électroniques ne représentent que 4 à 15 % de l'ensemble des factures émises.

C’est pourquoi, des travaux de normalisation ont été lancés en 2013 afin de préparer un nouveau standard européen de factures électroniques. Les pays membres doivent "garantir que les organisations qui passent des appels d'offres ne refusent pas les factures électroniques conformes au standard en vigueur". Cela afin de générer de substantielles économies (plus de 2 milliards d'euros).

Ces travaux se traduisent, en France, par l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 qui impose la facturation électronique dans les marchés publics.

L’objectif est de généraliser progressivement, d'ici 2020, la facturation électronique à l'ensemble des fournisseurs des administrations publiques. 

L'article 1er institue une obligation, pour les titulaires de transmettre leurs factures sous forme électronique. Réciproquement, l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics sont dans l’obligation d’accepter les e-factures.

L'article 2 prévoit la mise en place et la gestion par l'État d'une "solution technique mutualisée permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, qui sera mise gratuitement à la disposition des collectivités territoriales, des établissements publics et de l'ensemble des fournisseurs". C’est le rôle de la plateforme Chorus pro.

DMPV-Conseil vous propose des formations faisant l’état des lieux des échanges de factures par voie électronique avec un focus porté sur les factures électroniques signées (dans le cadre des marchés publics et dans un cadre "standard" d’échange Business to Business). Cette formation s’appuie sur des TP permettant de fabriquer et signer des factures. A l’issue de la formation, tous les éléments à mettre en place dans votre entreprise pour passer à ce format vous seront connus.

Cette formation est proposée en intra-entreprise avec un accompagnement complet à la mise en place de la démarche dans l’entreprise.